MDS (Managed Document Solutions)

Κάνοντας την υποδομή εκτυπώσεων να λειτουργεί αποδοτικά

Οι τεχνολογίες γραφείου έχουν εξελιχθεί και οι ανάγκες των χρηστών έχουν αλλάξει.

Η λύση «ΜΙΣΘΩΣΕΩΝ» αποτελεί την τέλεια επιλογή κάθε επιχείρησης, για την πιο αποτελεσματική, οικονομική και φιλική διαχείριση των εκτύπωτικων της μηχανων και της σύνολικής διαχείρισης των παραγόμενων εγγράφων της. Πρόκειται για μια ολοκληρωμένη λύση, πού βελτιστοποιεί ολόκληρη την λειτούργια μιας επιχείρησης.

Η ΣΙΚΑΛΟΠΟΥΛΟΣ, που ασχολείται με τις υπηρεσίες διαχείρισης εκτυπωτικού εξοπλισμού, έχει μια δική της συγκεκριμένη ονομασία και μεθοδολογία για την Μίσθωση. Είναι η μέθοδος που ακολουθείται με συνέπεια σε κάθε υποψήφιο πελάτη ανεξαρτήτως ονόματος, τζίρου, αριθμού μηχανημάτων ή παραγωγής εγγράφων. Η διαδικασία λοιπόν αυτή που από το πρώτο της καταγραφής ως το τελευταίο στάδιο της βελτιστοποίησης έχει πέντε (5) ξεχωριστούς πυλώνες, άρρηκτα συνδεδεμένους μεταξύ τους όπου η ομαδικότητα και η συνεργασία με τον πελάτη είναι το κλειδί για μια ακόμη επιτυχημένη υλοποίηση.

1. Assess (Εκτίμηση):

Στο στάδιο αυτό, η ειδική ομάδα των μισθώσεων σε συνεργασία με την ομάδα εργασίας (IT Client Architecture specialist, ΙΤ Analyst, ΙT specialist etc.) της υποψήφιας επιχείρησης που επιθυμεί να υλοποιήσει μίσθωση μηχανημάτων, καταγράφει όλα τα δεδομένα για το έργο. Λαμβάνονται υπόψη η χωροταξικότητα, οι ομαδοποιήσεις των μηχανημάτων, οι μηνιαίες παραγωγές εκτυπώσεων ασπρόμαυρες και έγχρωμες, οι σαρώσεις, οι ανάγκες για φαξ, αλλά και κάθε άλλης μορφής χρήσιμες εκτιμήσεις σχετικά με το έργο (πράσινη πολιτική, ρύποι Co2 , διαχείριση αναλωσίμων, αποβλήτων, οικονομίες ενέργειας που μπορεί να προβλεφθούν, ειδικά χαρτιά, ειδικές απαιτήσεις κοκ.). Επίσης, σε επίπεδο λύσεων και λογισμικού λαμβάνεται υπόψη η εύκολη διαχείριση του μηχανήματος σε επίπεδο χρηστών, η αυθεντικοποίηση (Admin, Users με proximity card or pin), το είδος του ελέγχου σε επίπεδο reporting, accounting, costing, billing, follow-me printing, secure printing που μπορούν να γίνουν με κανόνες ή χωρίς και ό,τι άλλο μπορεί να ζητηθεί.

2. Design (Σχεδιασμός):

Εδώ η ομάδα των μισθώσεων παρουσιάζει στην αντίστοιχη ομάδα εργασίας της υποψήφιας επιχείρησης όλα τα δεδομένα για το έργο και σχεδιάζει συντονισμένα με την επιχείρηση την προτεινόμενη λύση. Κατόψεις αλλά και δεδομένα που έλαβε η ομάδα μας, αναλύσεις αρχιτεκτονικής και μεθοδολογία που επιλέχθηκε αναλύονται σε βάθος με συγκεκριμένη πρόταση εξοπλισμού και λύσεων. Η παρουσίαση περιλαμβάνει τον προτεινόμενο στόλο (φωτοαντιγραφικά μηχανήματα, εκτυπωτές, πολυμηχανήματα, κ.λπ.), το λογισμικό διαχείρισης, διακυβέρνησης και ασφάλειας, οικονομική βελτιστοποίηση, διαχείριση του στόλου (λογισμικό, δομή υποστήριξης, SLA), πρόγραμμα υλοποίησης υψηλού επιπέδου, ορθολογισμό διαδικασιών.

3. Implement (Εφαρμογή):

Στο στάδιο αυτό εφαρμόζονται απρόσκοπτα η προσαρμογή του στόλου και των λογισμικών στο υφιστάμενο δίκτυο ή σε νέο εφόσον αυτό έχει απαιτηθεί, η εκπαίδευση των τελικών χρηστών και του τμήματος πληροφορικής αλλά και όλα τα On-site εργαλεία του «πώς να χρησιμοποιήσετε» μια νέα υπηρεσία με τον λειτουργικότερο τρόπο και με σαφείς οδηγίες, ενώ υλοποιείται πιστά με το προσχεδιασμένο χρονοδιάγραμμα η διαχείριση έργου.

4. Management (Διαχείριση):

Στο στάδιο αυτό ελέγχεται εις βάθος η εξασφάλιση της υπηρεσίας που παρέχεται όπως έχει σχεδιαστεί προκειμένου να εξασφαλίζεται σε όλα τα επίπεδα οργάνωσης της εταιρείας. Εδώ υπάρχει ακριβής συντονισμός με την ομάδα έργου των δύο μερών με σκοπό τη μέγιστη συνεργασία προς όλα τα τμήματα των επιχειρήσεων που μπορεί να αφορούν και άλλα τμήματα όπως τις συμβάσεις, τη διακίνηση, την αποθήκη, το λογιστήριο κλπ.

5. Optimise (Βελτιστοποίηση):

Στο τελευταίο αυτό στάδιο η ομάδα μας αξιολογεί τα νέα δεδομένα και προτείνει κι άλλες λύσεις που μπορεί να γίνουν επικουρικά (μετακίνηση ή αντικατάσταση μηχανημάτων, αλλαγή σε όρους χρήσης, νέους κανόνες, προβλέψεις για αυξημένη παραγωγικότητα και συντονισμό με το τμήμα Πληροφορικής, ανανέωση αποθήκης αναλωσίμων αν χρειάζεται κοκ.) προκειμένου να υπάρχει συνεχής διασφάλιση της βέλτιστης υπηρεσίας αλλά και διαχείριση των έργων βελτίωσης.